Доброе утро, дорогие!
Ритм жизни современного человека с каждым годом становится всё быстрее, информации вокруг всё больше, хочется угнаться за массой интересного и нового. Как всё успевать? И не просто успевать, а ещё и находить время для отдыха, личной жизни и путешествий? Для этого нужно овладеть искусством управления временем, которое еще называют тайм-менеджментом. Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность. Этот термин из сферы бизнеса давно перекочевал в повседневную жизнь. И не зря! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.
Как всё успевать?
Чтобы процесс организации времени шел как правило, нужно придерживаться нескольких важных принципов:
Постановка целей. Четко сформулировать цель и результат — пройти половину пути.
Расстановка приоритетов. Надо понимать, какие дела быстрее приближают вас к намеченной цели.
Планирование. Следует составлять план на день и четко следовать ему.
Анализ собственного опыта. План составляется исходя из того, как вы действуете в определенных ситуациях.
Отдых. Силы необходимо восполнять, поэтому отдых обязательно должен быть включен в план действий.
Мотивация. Как правило, это результат поставленной цели. Но можно давать себе небольшие вознаграждения при выполнении скучных или трудных задач. Есть также метод наказания – если дело не выполнено, вы лишаете себя какой-то приятной вещи.
Чередование разных видов деятельности. В таком темпе исключается монотонность – работать будет не так уж скучно и изнурительно.
Тайм-менеджмент включает в себя множество различных инструментов и практик, позволяющих правильно организовывать время и повышать личную эффективность. Вот самые популярные из них. Правило 10 минут. Если у вас есть задача, которую не хочется выполнять, просто скажите себе, что будете заниматься ей только 10 минут. После этого сразу же приступайте. Очень вероятно, что за это время вы втянетесь и с легкостью продолжите.
90 на 30. Суть этого инструмента – полтора часа заниматься делом, а затем полчаса отдыхать. Циклы повторяются. Сначала разгребайте приоритетные дела, затем приступайте к менее важным задачам. Техника подойдет тем, кто мыслит временными интервалами и отводит работе четко определенные промежутки.
Если понимаете, что сил работать полтора часа без перерыва нет, используйте другой вариант метода «90 на 30» – «52 на 17». В нем рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдыху отводится 17 минут.
GTD. Аббревиатура GTD с английского расшифровывается как «Getting Things Done». Эта система ориентирована на последовательное завершение дел до самого конца. Она включает не только элементы тайм-менеджмента, но и работы с информацией. Подходит не всем, плюс требует этот метод большой дисциплины и систематизации. Вся поступающая информация должна записываться.
POMODORO. Название произошло от кухонного таймера, сделанного в виде помидора. С его помощью создатель этой техники Франческо Чирилло готовился к экзаменам. Метод подойдет практически любому человеку, особенно для выполнения долгой и монотонной работы: ставите таймер на 25 минут и выполняете в заданный промежуток определенную задачу. При этом ни в коем случае не отвлекаетесь ни на что, даже на коллег. После этого идет 5-минутный перерыв, и можно начинать новый цикл. Через каждые 4 цикла необходимо делать большой перерыв длительностью 30 минут, дабы не допустить переутомления.
Автофокус. Действовать в системе «Автофокус» надо так: записываете все, что намечается. Неспешно читаете все пункты, пока взгляд не зацепится за один из них. Если почувствовали, что хотите заниматься этим делом, немедленно приступайте к нему. Закончили – вычеркивайте пункт из списка и идете дальше по той же схеме. Это прекрасный вариант для творческих людей, которые не желают следовать четко намеченному плану. Для случаев, когда есть строгие внешние обязательства и заданные сроки, эта методика не подойдет.
Временные блоки.
Метод учитывает время, которое отводится на выполнение дела, и подходящий для этого момент. Вы заранее выделяете временной интервал на выполнение каждого дела и не занимаетесь в это время ничем другим. Похоже на распорядок дня, но тут приоритетна концентрация на задаче. Система временных блоков подойдет дисциплинированным людям, которые умеют грамотно планировать время и придерживаться установленного графика.
Лягушки или слоны. Их называют по-разному, но все подразумевают под «лягушками» и «слонами» важные, большие и не самые приятные дела. Если говорить о «лягушках», то этот термин впервые упомянул эксперт в психологии успеха Брайан Трейси. Он рекомендует с утра приступать сразу именно к таким делам, называя это «поеданием лягушки».
Принцип трех дел. Принцип трех дел подразумевает ежедневное выполнение трех самых важных задач. Сначала сосредотачивайтесь именно на них, не отвлекайтесь на рутину. Актуально для тех, кто погряз в рутине и не успевает из-за нее уделять внимание главному.
Хронометраж. Эта система подойдет тем, кто не успевает ничего сделать за день и осознает это только под вечер. «Хронометраж» включает два этапа. На первом вы определяете, на что именно тратится время. Для этого вы записываете каждые 1-2 часа то, что делаете и сколько времени это занимает. В список можно не включать все, что занимает 2-3 минуты. Предпринимать активных действий и что-то менять не нужно. Процесс может длиться несколько недель, пока у вас не сложится полноценная картина ситуации. На втором этапе вы должны отмечать, насколько эффективно тратится какой-то отрезок времени. Потом, исходя из этих оценок, можно увеличивать или уменьшать промежутки, сокращать пустые временные траты.
Упомянем также несколько причин, по которым человеку бывает сложно всё успеть
Многозадачность – когда нужно практически одновременно выполнять разноплановые задачи, тут можно посоветовать только расставлять приоритеты и составлять списки, а потом себе ставить жирный плюс – «выполнено»!
Бесполезные занятия. К числу таких занятий относится: просмотр ТВ, сериалов; прокручивание новостной ленты в смартфоне; многочасовые просиживания в соцсетях. Любому, кто хочет начать всё успевать, придется сократить эти занятия до минимума.
Лень. Эта чувство свойственно 90% людей, и нет ничего плохого в том, что оно иногда появляется. Однако если лень начала сильно осложнять жизнь, пора принимать серьезные меры.
Неэффективность. Иными словами — низкая производительность труда. Бывает, что какое-то дело можно закончить за час, а некоторые умудряются растянуть его на целый день.
Низкий уровень энергии. Причиной низкой энергетики может стать сидячий образ жизни, отсутствие спорта, плохое питание.
Подводя итог, можно сказать, что важное правило на пути к освоению тайм-менеджмента – составлять список дел на день. Еще Лев Толстой (!) советовал утром составлять список дел на предстоящий день, а вечером – подводить итоги того, что удалось сделать. Правда, сегодня говорят, что список на завтра лучше составлять с вечера – во-первых, список точно будет (а вдруг вы проспите?), во-вторых, с утра можно сразу заняться выполнением дел!
Главное – не планировать слишком много и расставлять приоритеты. Да, еще очень важно поддерживать порядок вокруг себя, это дисциплинирует и позволяет сконцентрироваться на задачах, а не отвлекаться на хаос! И не забывайте об отдыхе! Хорошего дня, друзья!
